BPMS از مبتدی تا پیشرفته (۲)

اشاره کردیم که سازمان معجونی است از افراد، فرایند و فناوری، در این قسمت مطالبی در خصوص یکی از ابعاد مهم سازمان، یعنی “فرآیند” ارائه می گردد:

فرایند چیست؟

فرآیند، به معنی روش ویژه انجام کار می باشد که شامل مراحل و فعالیت های متعددی است. اما از دیدگاه عملیاتی و سیستمی، یک فرآیند عبارت است از: آنچه که ورودی را به خروجی تبدیل می نماید در.

واقع فرایند یک سری ورودی ها را تحویل گرفته، بر روی آن ورودی ها پردازش هایی را انجام داده و سپس تبدیل به خروجی می کند. یک فرایند ممکن است ورودی ها و خروجی های متنوعی داشته باشد. یک فرآیند می تواند: ۱. یک ورودی را به چند خروجی تبدیل کند. ۲. چند ورودی را به یک خروجی تبدیل کند ۳. چند ورودی را به چند خروجی تبدیل کند.

در اکثر موارد، خروجی یک فرآیند، ورودی فرآیند بعدی می باشد و هر فرآیند می تواند در بر گیرنده سیستم ها و فرآیندهای فرعی دیگری نیز باشد. با این تفاصیل فرآیند یعنی مجموعه عملیاتی که روی موجودیت ها در سازمان انجام می شود و موجودیت ها که در ادامه بطور مشروح توضیح داده خواهد شد، یک سری صفات و یک سری رفتار دارند و رفتارها وقتی با هم دیده می شوند، فرایند را پدید می آورند.

موجودیت (Entity) چیست؟

تمام آنچه که در اطراف خود می بینیم، موجودیت هستند. به عبارت دیگر، هر چیزی را که بتوانیم برای آن چندین صفت قائل شویم موجودیت است، مثلا کتاب موجودیت است و صفات آن شامل: سال انتشار، مولف ، تعداد صفحات، ناشر، شناسه و … می باشد. از دنیای موجودیت ها، آنهایی که به دامنه و اسکوپ موضوع مورد بررسی ارتباط دارد، مورد توجه قرار می گیرد و توانایی این تشخیص، خود یک هنر است.

 این هنرمندی از دو جنبه مورد توجه است: اول اینکه موجودیت تا چه حدی باید کوچک یا بزرگ در نظر گرفته شود و دوم اینکه اساسا کدام چیزها را موجودیت به حساب آوریم. موضوعات مختلفی در سازمان مورد بحث قرار می گیرد، پس طبیعتا موجودیت هایی هستند که در دامنه آن موضوع مورد توجه هستند. توانایی تشخیص کمیت موجودیت ها (یعنی تعداد) و کیفیت آنها (مثلا تعداد صفت ها) نیاز به دقت و تیزبینی دارد و خود یک هنر است.

موجودیت ها ممکن است به یکدیگر تبدیل شوند و یا بطور ترکیبی موجودیت دیگری را خلق کنند و یا تجزیه شوند و موجودیت های دیگری به وجود آورند. موجودیت ها سیکل حیات دارند. موجودیت ها با یکدیگر ارتباط دارند و هر کدام از آن ارتباط ها، خود نیز یک موجودیت است. موجودیت از نگاه تحلیلگر و برنامه نویس و متخصص پایگاه داده و کاربر به گونه های مختلفی بیان می شوند. موجودیت ها صفات و رفتار های خاص خود دارند. شاید هم رفتارها و صفات مشترک با دیگر موجودیت ها داشته باشند. به عنوان مثال، یک نامه در سازمان یک موجودیت است صفات نامه شامل: شماره نامه، تاریخ نامه، ارسال کننده، دریافت کننده و غیره است. حال رفتارهای این موجودیت در سازمان اینها هستند: ثبت نامه در دفتر اندیکاتور، اسکن نامه و وارد سیستم دبیرخانه کردن، ارجاع دادن نامه، پاسخ دادن به نامه، کامنت گذاری و پاراف نامه و …

دقت کنید افعالی که بر روی نامه اتفاق می افتد همان رفتارها هستند. حال در نظر گرفتن همه این افعال با هم فرایند دریافت نامه و یا فرایند ارسال نامه را شکل میدهد. پس واحد های (اجزاء) تشکیل دهنده فرایند، وظایف (تسک ها) هستند. ورودی ها (مثل نامه) توسط یک سری تسک تبدیل به خروجی (پاسخ نامه) می شود.