برنامه ریزی منابع سازمانی را بیشتر بشناسیم
برنامه ریزی منابع سازمانی، شامل فعالیتهای مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می شود و تمام داده ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می نماید. ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمان می باشد و کمک می نماید تا فرایند برنامه ریزی منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. سامانه های ERP اصولا باید شامل حداقل ویژگی های زیر باشند
- Enterprise باشد یعنی بتواند به صورت یکپارچه کلیه فرایندها و دادههای چند شرکت را در قالب یک هولدینگ (ممکن است برخی از شرکتها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا باید بتواند زبانها، ارزها، تقویم و… بدون محدودیت پوشش دهد
- Resource: فرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی و ماشین آالت، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد
- Planning: قابلیت برنامه ریزی منابع سازمان را داشته باشد. برنامه ریزی به معنی
- برنامه ریزی احتیاجات مواد
- برنامه ریزی تولید
- برنامه ریزی تأمین منابع مالی
- برنامه ریزی منابع انسانی شامل: برنامه جذب، و حفظ نیروی انسانی برنامه ریزی فروش
- برنامه ریزی تقاضا
- برنامه ریزی پروژه
- برنامه ریزی حمل و نقل
- سامانه یکپارچه ای که حداقل دو بخش مختلف یک شرکت یا سازمان را به صورت یکنواخت و بدون نیاز به ارتباط چند نرم افزار پاسخ دهد.
- سامانه یکپارچه ای که به صورت برخط، بدون تکیه بر به روزرسانی دورهای و همانندسازی، اطلاعت را نگهداری می کند .
- سامانه های با یک پایگاه داده مشترک، که تمام اطلاعات برنامه ها و پیمانه های کاربردی در آن ذخیره شده و قابل استفاده در تمامی بخشهای سامانه میباشند.
- سامانهای با نگاه مداوم و احساس یکنواخت در طول تمامی ماژول ها
ماژول ها
ماژول ها و لیست زیر سیستم های ERP Cyber رای دانا را در جدول ملاحظه میفرمایید
قبل از بکارگیری ERP
پیش از بکارگیریERP سیستم حقوق و دستمزد به طور معمول اطلاعات داخل یک سازمان، ساختار گزارشی و جزئیات شخصی کارمندان را دربرمیگرفت و سیستم حسابداری نیز اطلاعات مربوط به صورت حسابها را حساب و ذخیره مینمود و هر سامانه مجبور به اتکا به مجموعهای از دادههای مشترک جهت تماس با دیگر سامانه بود. سیستم مالی علاقه ای به سطح داده های کارمند نداشت، اما تنها هزینه ها مانند: پرداختهای مالیاتی به مراجع و مقامات گوناگون، پرداختها جهت کارمندان و… نیاز داشت
بعد از بکارگیری ERP
نرم افزار ERP در میان چیزهای دیگر، داده های سابق تقاضانامه های مجزا را ترکیب می کند. این مسئله باعث رفع نگرانی حاصل از نگهداری در زمان انطباق در برابر سامانه های چندگانه گردید. این تعداد کارهای تخصصی مورد نیاز، نرم افزار را در یک سازمان بزرگتر استاندارد کرده و کاهش داد .بهترین روشها امکان استفاده از بهترین روشها Best Practices نیز مزیت دیگری برای تحقق بخشیدن یک سیستم ERP هستند. در هنگام اجرای یک سیستم ERP ، سازمان ها الزاما مجبور به انتخاب یکی از دو راه حل هستند: سفارش دادن ساخت نرم افزار یا اصلاح فرایندهای شغلی خود مطابق با روش های شناخته شده در سایر کسب وکارهای همرده خود
راه حل دوم (یعنی استفاده از به روش ها) دو مزیت دارد: اول اینکه مخاطره یا ریسک پروژه را به دلیل استفاده از تجربیات موفق سایر کسب وکارهای هم رده و مشابه کاهش میدهد. دوم اینکه استفاده کننده می تواند از نسخه معمولی نرم افزار ERP استفاده کند نه نسخه سفارشی سازی شده آن؛ بنابراین برای ارتقاء به نگارش های جدید نرم افزار در آینده کمترین مشکل را خواهد داشت.
تحقق ERP
مدت زمان انجام یک سیستم ERP به بزرگی پروژه کاری، حوزه تغییرات و میزان رضایت مشتری از گرفتن پروژه بستگی دارد. یک پروژه کوچک (شرکتی با کمتر از ۱۰۰ کارمند) در حدود ۳ ماه برنامه ریزی و تحویل داده میشود، در حالی که انجام یک پروژه چند کشوری و چند جایی ماه ها وقت میبرد. مشاوره برای یک پروژه عظیم ERP مستلزم ۳ مرحله است:
معماری سیستم، مشاوره فرایند شغلی (دوباره مهندسی کردن) و مشاوره فنی (برنامه ریزی و فعالیت پیکربندی ابزار). معمار سیستم، کل جریان داده ها را برای مؤسسه که شامل برنامه جریان داده های آینده است را طراحی می کند. مشاور کاری، فرایندهای کاری اخیر یک سازمان را مطالعه کرده و آنها را با فرایندهای همانند در سیستم ERP تطبیق می دهد. بدین ترتیب سیستم ERP با توجه به احتیاجات سازمان طراحی می شود. مشاوره فنی اغلب مستلزم برنامه ریزی است. بیشتر فروشندگان ERP اجازه اصلاح نرم افزارشان را برای مناسب بودن جهت نیازهای کاری مشتریانشان را میدهند. به طور کلی موارد زیر از مزایای ERP هستند :
- تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی
- افزایش تعامل در سراسر سازمان
- بهبود مدیریت چرخ سفارش
- کاهش سیکل بستن حساب های مالی
- بهبود تعامل با مشتریان
- بهبود ارسال به موقع
- بهبود تعامل با تأمین کنندگان
- کاهش هزینه های مستقیم عملیات
- کاهش سطح موجودی
- بهبود سیکل تولید